Współcześnie coraz więcej spraw można załatwić przez internet. Zapewnia to wygodę i oszczędza czas. Wiąże się jednak z wyzwaniem zapewnienia autentyczności dokumentów krążących w obiegu elektronicznym. Rozwiązaniem problemu jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Czym właściwie jest i do czego służy?
Podpis elektroniczny kwalifikowany – co to? Do czego służy?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najbardziej zaawansowana wersja podpisu elektronicznego. Składa się go, wykorzystując specjalistyczne oprogramowanie, które pozwala zminimalizować ryzyko wykorzystania danych przez inne osoby. Kwalifikowany podpis elektroniczny tę samą moc prawną co podpis odręczny. Dlatego można go używać w kontaktach z urzędami i sądami, a także partnerami biznesowymi w celu zawierania umów na odległość.
Podpis elektroniczny kwalifikowany stanowi zbiór danych w formie elektronicznej. Jest narzędziem, które pozwala zidentyfikować tożsamość osoby podpisanej pod danym dokumentem. Stosuje się go nie tylko jako metodę uwierzytelniania, ale i potwierdzenia autentyczności dokumentów.
Choć z kwalifikowanego podpisu elektronicznego korzystają głównie przedsiębiorcy, postępująca cyfryzacja sprawia, że jego popularność rośnie także wśród osób prywatnych. Coraz więcej spraw można bowiem załatwić bez wychodzenia z domu – przez internet. Jednak aby urzędnik lub partner biznesowy był pewien, z kim ma do czynienia, konieczne jest potwierdzenie tożsamości. Właśnie temu służy kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zezwala on m.in. na:
- składanie e-deklaracji w ZUS-ie i urzędzie skarbowym,
- składanie wniosków do urzędów administracji publicznej,
- podpisywanie umów i porozumień z kontrahentami,
- podpisywanie faktur elektronicznych,
- prowadzenie oficjalnej korespondencji e-mailowej,
- wysyłanie oferty przetargowej do urzędów.
Oprócz kwalifikowanego podpisu elektronicznego wyróżnić należy także zwykły podpis elektroniczny (dane w postaci elektronicznej używane jako podpis) oraz zaawansowany podpis elektroniczny (spełniający określone wymogi, np. unikalnego podporządkowania użytkownikowi). Niemniej to podpis elektroniczny kwalifikowany uznaje się za najbezpieczniejszy i najbardziej zaawansowany pod względem technicznym.
Elektroniczny podpis kwalifikowany – najważniejsze korzyści
Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma wiele zalet, w tym przede wszystkim:
- zapewnia bezpieczeństwo – specjalistyczne oprogramowanie gwarantuje poufność danych, a także zabezpiecza podpis przed sfałszowaniem i wykorzystaniem przez inne osoby,
- gwarantuje autentyczność – odbiorca dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma pewność co do ich autentyczności. Nie musi zastanawiać się, czy podpis został podrobiony. Oprogramowanie działa w ten sposób, że każda ingerencja w dane jest widoczna,
- jest wygodne i mniej czasochłonne – wystarczy parę kliknięć, by podpisać dokument i wysłać go do urzędu lub kontrahenta. Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zwalnia również z konieczności drukowania i wysyłania odręcznie podpisanych dokumentów, co zabiera czas,
- pozwala ograniczyć dokumentację papierową – to zasługa braku konieczności drukowania dokumentów,
- ułatwia archiwizację danych – dokumenty można archiwizować elektronicznie,
- usprawnia obieg dokumentów – podpisanie dokumentu trwa chwilę. W efekcie można go bez zbędnej zwłoki wysłać do odbiorcy. Co więcej, dzięki elektronicznemu archiwum łatwiej można dotrzeć do poszukiwanych dokumentów,
- ogranicza koszty związane z obiegiem dokumentów – jak wspomniano, dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie trzeba ani drukować, ani wysyłać pocztą, co jest źródłem oszczędności. Jak wysokich? To zależy od wielkości i specyfiki przedsiębiorstwa. Na elektronicznym obiegu dokumentów niektóre firmy oszczędzają nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
Jedynym minusem jest fakt, że do składania podpisu elektronicznego kwalifikowanego jest niezbędna odpowiednia infrastruktura informatyczna. Na szczęście, na rynku działają wyspecjalizowane firmy dostarczające zestawy do realizacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Korzystanie z ich usług to gwarancja bezpieczeństwa.
źródło: sklep.kaspol.pl
