Brakowanie dokumentów jest procesem żmudnym, ale koniecznym w każdym archiwum. Wykonanie go pozwala na zwolnienie miejsca na nowe materiały archiwalne. Jak i kiedy przeprowadzić brakowanie, aby było ono skuteczne i zgodne z prawem?
Kiedy wykonać brakowanie dokumentów?
Brakowanie dokumentów, czyli proces niszczenia poufnych informacji lub dokumentów, jest ważnym działaniem w celu zachowania poufności i ochrony danych. Terminy i sposób brakowania dokumentów mogą się różnić w zależności od kontekstu, przepisów prawnych i polityki firmy, organizacji czy instytucji. Warto jednak podkreślić, że wszystkie te podmioty muszą uwzględniać kilka podstawowych wytycznych, które mogą pomóc w określeniu odpowiedniego czasu wykonania brakowania dokumentów.
Kluczowym parametrem, jaki trzeba uwzględnić przy brakowaniu dokumentacji, są przepisy prawne określające zasady przechowywania i niszczenia dokumentów w danym kraju. Niektóre przepisy mogą określać okresy przechowywania dokumentów, po upływie których można je zniszczyć.
Ważnym kryterium jest także polityka organizacji. Wiele firm, instytucji czy organizacji posiada swoje wewnętrzne polityki dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów. Te polityki mogą uwzględniać określone okresy przechowywania oraz wytyczne dotyczące brakowania dokumentów.
Brakowanie dokumentacji musi uwzględniać charakter danych zawartych w dokumentach. Jeśli dokumentacja zawiera szczególnie poufne lub wrażliwe informacje, może istnieć potrzeba szybszego brakowania ich po spełnieniu określonych wymogów prawnych lub wewnętrznych.
Okres przechowywania dokumentacji jest zazwyczaj określony w przepisach prawnych lub polityce podmiotu. Po upływie tego okresu można rozważyć brakowanie dokumentów.
Ostatnim etapem jest wybór metody brakowania. Tu kluczowe jest zastosowanie odpowiednich metod brakowania dokumentów. Może to obejmować między innymi fizyczne niszczenie papierowych dokumentów poprzez shredding (niszczenie na kawałki), a w przypadku dokumentów elektronicznych — profesjonalne usuwanie danych z nośników, takie jak dyski twarde czy pamięci USB.
Na czym polega brakowanie dokumentów w archiwum?
Brakowanie dokumentów w archiwum odnosi się do procesu usunięcia lub zniszczenia dokumentów znajdujących się w archiwum. Jest to proces nieodwracalny i ma na celu trwałe usunięcie dokumentów, zazwyczaj zgodnie z polityką przechowywania i retencji dokumentów organizacji.
Procedura brakowania dokumentów może różnić się w zależności od regulacji prawnych oraz wewnętrznych przepisów organizacji. W przypadku niektórych dokumentów, takich jak te zawierające poufne informacje, mogą obowiązywać specjalne środki ostrożności, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do nich przed ich zniszczeniem.
Proces brakowania dokumentów zazwyczaj obejmuje weryfikację dokumentów, wybór metody brakowania, proces niszczenia dokumentacji oraz potwierdzenie zniszczenia.
Podczas weryfikacji dokumentów pracownicy odpowiedzialni za archiwizację lub zarządzanie dokumentami powinni sprawdzić, czy dokumenty, które mają zostać zniszczone, są zgodne z wytycznymi dotyczącymi przechowywania i retencji. Następnie dokonują wyboru metody brakowania. Tu w zależności od rodzaju dokumentów, istnieje wiele metod brakowania, takich jak niszczenie papieru, niszczenie elektroniczne, mikrofilmowanie itp. Wybór metody zależy od rodzaju dokumentów, ich wrażliwości oraz polityki organizacji. Następnie dochodzi do faktycznego zniszczenia dokumentacji. Materiały są usuwane z archiwum i poddawane odpowiedniej metodzie brakowania. Może to obejmować niszczenie papieru za pomocą niszczarki, kasowanie danych elektronicznych z dysków twardych lub mikrofilmowanie dokumentów.
Ostatnim, ale niezmiernie ważnym elementem procesu dla bezpieczeństwa organizacji, jest potwierdzenie zniszczenia. Po zakończeniu procesu brakowania organizacja może utworzyć potwierdzenie lub protokół zniszczenia, który zawiera informacje dotyczące zniszczonych dokumentów, daty zniszczenia oraz inne szczegóły niezbędne do audytu.
Należy podkreślić, że ważne jest, aby przestrzegać przepisów prawnych i wewnętrznych regulacji dotyczących przechowywania i brakowania dokumentów. Niewłaściwe brakowanie dokumentów może prowadzić do problemów prawnych, utraty poufnych informacji lub naruszenia prywatności.
W przypadku dużej liczby dokumentów do zniszczenia warto rozważyć skorzystanie z usługi masowego niszczenia dokumentów realizowanego przez profesjonalną firmę, która wykona zadanie zgodnie z zasadami RODO.
