Profesjonalne niszczenie dokumentacji jest usługą, która zyskuje na popularności. Coraz więcej firm decyduje się przekazać proces niszczenia materiałów zawierających dane osobowe i inne poufne lub tajne informacje specjalistycznym firmom. Jedną z usług dostępnych na rynku jest mobilne niszczenie dokumentów. Na czym polega ta usługa?
Co to znaczy mobilne niszczenie dokumentów
Mobilne niszczenie dokumentacji to usługa oferowana przez specjalistyczne firmy gwarantujące profesjonalne, skuteczne i bezpieczne niszczenie dokumentów wszelkiego rodzaju. Dotyczy to zarówno utylizacji dokumentacji papierowej, jak i nośników optycznych, elektronicznych czy magnetycznych. Usługa wiąże się z odbiorem materiałów przeznaczonych do zniszczenia od klienta, przewiezieniem ich do profesjonalnej niszczarni, gdzie zostają skutecznie zutylizowane.
Usługa niszczenia dokumentów jest komfortowa dla zleceniodawcy. Z jednej strony nie angażuje go w proces niszczenia dokumentacji, z drugiej strony zapewnia bezpieczne, skuteczne i wydajne zniszczenie materiałów bez względu na nośnik informacji. Po stronie klienta jest jedynie zgromadzenie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia i przekazanie jej specjalistycznej firmie.
Bezpieczeństwo a mobilne niszczenie dokumentacji
Czy skorzystanie z usługi mobilnego niszczenia dokumentów jest bezpieczne? Oczywiście, że tak! Wprawdzie firma przekazująca materiały do zniszczenia traci w pewnym sensie kontrolę nad procesem utylizacji materiałów, jednakże wraz z przekazaniem dokumentów odpowiedzialność za prawidłowe i zgodne z prawem zniszczenie materiałów przejmuje na siebie firma, która podjęła się zadania.
Jakich zabezpieczeń możesz oczekiwać zlecając usługę mobilnego niszczenia dokumentacji? Odbiór materiałów od klienta zawsze odbywa się protokolarnie. Przy załadunku dokumentów, podobnie jak na każdym etapie procesu, może być obecny przedstawiciel zlecającego. Materiały do przewozu pakowane są w bezpieczne kontenery, które są zaplombowane przed przeniesieniem do samochodów transportujących. Samochody transportujące kontenery posiadają wbudowany system GPS umożliwiający śledzenie drogi pojazdu od zlecającego do niszczarni. W samej niszczarni dokumenty są utylizowane przez profesjonalne urządzenia niszczące, które posiadają odpowiednie parametry bezpieczeństwa. W niszczarni proces realnego niszczenia dokumentacji jest filmowany i następnie dołączony do protokołu zniszczenia wraz z kompletną dokumentacją zlecenia.
Klient każdorazowo po zleceniu otrzymuje dokumenty potwierdzające profesjonalne zniszczenie przekazanych materiałów. Wszyscy pracownicy firmy realizującej zlecenie są przeszkoleni i posiadają odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje pozwalające na realizację tego typu usług.
Jak przygotować dokumenty do niszczenia
Jak już pisaliśmy, po stronie klienta znajduje się zgromadzenie i przekazanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Warto jeszcze dodać, że materiały te nie muszą być posegregowane ze względu na materiał, na jakim poufne dane zostały zapisane. Zatem zleceniodawca może przekazać do zniszczenia całe segregatory, dokumenty w teczkach, koszulkach, ze spinaczami i zszywaczami, a także materiały tekturowe, kartonowe, plastikowe oraz nośniki danych optyczne, elektroniczne i inne, na których zapisano informacje niejawne. Warto jednak zaznaczyć, że zniszczenie dokumentów nieposegregowanych jest droższe. Wynika to z konieczności ochrony środowiska przez niszczarnię, która w ramach realizacji zlecenia przed ostatecznym zniszczeniem materiałów musi je posegregować pod względem materiałów, na których znajdują się dane — czyli na plastik, papier, karton, metal. Zadanie to jest pracochłonne i musi być wykonane ręcznie. Sposobem na obniżenie ceny za usługę niszczenia dokumentacji jest uprzednie posegregowanie materiałów przez klienta.
